Proč bychom měli psát srozumitelně?

  • 1. Srozumitelné informace šetří čtenářům čas (a nervy).
  • Srozumitelné informace šetří čas a peníze, poskytují lidem dobrý "zákaznický" servis a usnadňují jim život. Znamená to, že čtenáři vašim dokumentům porozumí lépe a rychleji. Nepotřebují tolik vysvětlování a dělají méně chyb při vyplňování formulářů.

  • 2. Srozumitelné informace čtenáři snáze přijímají a ochotněji plní povinnosti z nich vyplývající.
  • Výzkumy odhalily, že u nesrozumitelného, nejasného a špatně čitelného textu pociťujeme kognitivní vypětí. Naopak při čtení srozumitelného, jasného a dobře čitelného textu pociťujeme kognitivní snadnost. Náš mozek spotřebuje méně energie, pomaleji se unavíme, máme pocit, že problém známe, že to je jednoduché, a že to, co čteme, je pravda.

  • 3. Srozumitelné informace šetří čas a peníze veřejné správě.
  • Existují studie, ve kterých úřady a soukromé firmy spočítaly, kolik je stojí čas, který zaměstnanci strávili upřesňováním informací, zodpovídáním dotazů, řešením chyb ve formulářích a podobně. Jiné studie porovnaly čas strávený vysvětlováním textu před úpravou a po ní. Ve všech případech srozumitelný jazyk ušetřil úřadům či firmám peníze díky lepšímu a rychlejšímu pochopení.

  • 4. Přepisem textu do srozumitelného jazyka se často odhalí jeho nedostatky.
  • Platí, že kdo složitě a nejasně píše, často složitě a nejasně myslí. Pokud víte, co chcete říct a proč, obvykle nemáte potíž formulovat to srozumitelně. Pokud chcete složitý a nejasný text přepsat do srozumitelného jazyka, obvykle objevíte chyby, nejednoznačnosti a rozporuplnosti a někdy i úplnou absenci věcného obsahu.

  • 5. Velká část populace nerozumí složitým textům.
  • Z rozsáhlé studie německé univerzity je patrné, že 14 procent populace (7,5 milionu lidí) v Německu je funkčně negramotných. To znamená, že tito lidé umí číst a psát jednoduché věty, ale nezvládnou s porozuměním přečíst složitější souvětí. Kvůli tomu tyto osoby nemohou správně řešit každodenní požadavky vyplývající ze života ve společnosti.


    Chcete něco změnit ve vaší firmě, chcete poradit? Rádi pomůžeme vaší firmě či instituci k přeměně vašich dokumentů a informačních zdrojů dle principů přístupné společnosti a srozumitelných informací. V případě zájmu nás můžete kontaktovat na e-mailu:

    spmp@spmpcr.cz

    Desatero pravidel

  • 1. Zamyslete se, pro koho píšete. Zkuste si představit, na co by se čtenáři mohli ptát a ujistěte se, že dokument na jejich otázky odpovídá.
  • 2. Oslovujte čtenáře přímo. Místo "žadatel musí vyplnit formulář", napište "vyplňte formulář".
  • 3. Sdělte podstatné informace na začátku a pak jen důležité výjimky. Zároveň nepřepokládejte, že o tématu čtenář už něco ví.
  • 4. Pište jednoduché a krátké věty. Popište věci krok za krokem. Pište jen to, co je nezbytné.
  • 5. Používejte raději rod činný než trpný. Místo "Bude vám zaslán dopis.", napište "Doktor vám pošle dopis.".
  • 6. Nepoužívejte ironie, metafory, dvojsmyslné věty a cizojazyčný nebo odborný žargon.
  • 7. Pojmy a složitá slova výstižně vysvětlete přímo v textu. Pokud je nutné odborná slova vysvětlit podrobněji, udělejte na konci textu slovníček pojmů.
  • 8. K doplnění textů používejte příklady a ilustrace (fotky, piktogramy, případně infografiku).
  • 9. Vytvořte vizuálně přitažlivý text. Používejte krátké odstavce, prostor mezi odstavci a čitelné bezpatkové písmo.
  • 10. Nezapomeňte do tvorby informací zapojit ty, kterým jsou informace určeny!

  • Více informací se dozvíte v této příručce pro psaní srozumitelného textu.